Erreur n°1 : Ne pas utiliser un logiciel centralisé pour sa gestion multi-sites

Combien de sites utilisent encore des fichiers Excel ou une multitude de logiciels de gestion différents pour organiser leur logistique ? Cela peut être une solution temporaire, mais dès que le réseau grandit, tout peut vite devenir incontrôlable. Les données sont cloisonnées, ce qui empêche la tête de réseau de vérifier l’alignement des sites locaux sur les normes du réseau. En outre, le traitement de la facturation peut s’avérer particulièrement complexe. Enfin, sans vision globale, il est difficile de prendre des décisions.

Ainsi, l’erreur n°1 pour un réseau est de ne pas utiliser un logiciel centralisé pour sa gestion multi-sites. Celui-ci permet de rationaliser les opérations et de mutualiser les informations dans un outil commun aux sites locaux et à la tête de réseau. De plus, en cas de mobilité des collaborateurs, ces derniers ne sont pas obligés de tout réapprendre : le fonctionnement sera identique d’une franchise ou d’une succursale à l’autre.

Certains logiciels de gestion multi-sites dédiés à la logistique offrent même des services supplémentaires pour une efficacité maximale. C’est le cas d’Abordaj, avec lequel vous pouvez :

• réunir tous les produits dont vous avez besoin (communication, goodies, kits d’ouverture, etc.) personnalisés aux couleurs de votre marque ; 
• retrouver l’ensemble de vos fournisseurs préférés et ceux qui proposent les articles les moins chers, déjà négociés par la plateforme ;
• avoir accès à toutes les factures simplifiées (une seule facturation et une livraison, même si les produits proviennent de fournisseurs différents).

Erreur n°2 : Ne pas recueillir de données et ne pas suivre les KPIs

Vouloir organiser la logistique dans le cadre de sa gestion multi-sites, c’est bien, mais s’améliorer une fois les outils en place, c’est mieux. Pour cela, il est essentiel de recueillir : 

• des données chiffrées :

Les indicateurs clés de performance (KPIs) permettent de mesurer l’efficacité des processus logistiques. Par exemple, le temps moyen de commande, le nombre de produits commandés, le cycle de commande, le nombre de retours, l’évolution des prix, le taux de rotation des stocks, etc.  

• les retours des collaborateurs : 

Les enquêtes de satisfaction et les sessions de rétroaction sont également précieuses. Elles offrent une vision concrète des difficultés rencontrées sur le terrain et permettent d’ajuster les stratégies.

Sans ces données, il est impossible d’identifier les points d’amélioration et d’assurer une gestion multi-sites optimale.

Erreur n°3 : Ne pas laisser d’autonomie aux sites

Vouloir s’occuper à 100% de sa gestion multi-sites : voilà une erreur à éviter absolument. En agissant de cette manière, vous vous noyez dans les détails opérationnels et perdez en productivité.

La solution : le lâcher-prise et l’autonomie des sites locaux. Dans le cas de la logistique, laissez les équipes passer et réceptionner leurs commandes. Elles sont les mieux placées pour comprendre les spécificités de leur environnement et peuvent alors répondre rapidement à leurs propres besoins. 

En outre, grâce aux logiciels tout-en-un comme Abordaj, vous ne risquez pas les dissonances puisque tout est déjà programmé pour correspondre à la charte de votre entreprise et qu’ils se chargent du regroupement des commandes et des éventuels problèmes de livraison. La tête de réseau a ainsi l’esprit libre pour se concentrer sur la vision globale et la continuité de la marque.

Ajoutons que cette autonomie favorise également l’engagement des collaborateurs. En les responsabilisant, ils se sentent plus impliqués dans le réseau.

Erreur n°4 : Ne pas former les équipes

Mais la mise en place d’outils spécifiques à la logistique et la gestion multi-sites en toute autonomie nécessite une formation adaptée. Cela est absolument essentiel pour assurer une cohérence entre les sites et une fluidité dans les opérations. Il va sans dire qu’une équipe bien formée est plus efficace, plus réactive, et contribue à la performance globale du réseau.

À cet effet, organiser des sessions pour former les équipes aux techniques logistiques (passer les commandes, réceptionner et contrôler les produits, mettre en stock, etc.), au vocabulaire spécifique (gestion de stock, inventaire, documents d’expédition, flux tendu, supply chain, etc.) et à l’utilisation du logiciel de gestion est primordial.

Pour s’assurer de la compréhension des bonnes pratiques et réaliser des ajustements si besoin, la tête de réseau peut effectuer des vérifications régulières auprès des différents sites. 

Erreur n°5 : Ne pas soutenir les collaborateurs en cas de besoin dans sa gestion multi-sites

Mais autonomie et responsabilité ne signifient pas solitude. Les équipes locales doivent savoir qu’elles peuvent compter sur le soutien du réseau en cas de problème logistique. Une bonne communication, que ce soit par téléphone, en visio ou via des manuels opératoires clairs, est essentielle pour maintenir la motivation et le sentiment d’appartenance au groupe. En restant disponible et en offrant des solutions adaptées, la tête de réseau renforce ainsi la cohésion et la performance de l’ensemble des sites.

Concluons en rappelant que la gestion multi-sites est un exercice complexe, notamment en ce qui concerne la logistique. Par conséquent, pour gagner en productivité et en rentabilité, il est important de centraliser les outils, de recueillir et de traiter les données, de laisser de l’autonomie aux sites locaux, de former les équipes et de les soutenir. En adoptant ces bonnes pratiques, l’ensemble de votre réseau sera prêt à franchir la prochaine étape de votre croissance.